La constitución de una comunidad de propietarios es un paso fundamental para organizar y gestionar eficientemente un edificio o conjunto residencial.
Y, aunque el proceso puede parecer complejo, con la información adecuada y una guía clara, cualquier propietario puede llevarlo a cabo.
¿Quieres saber cuáles son los pasos a seguir? Veamos cómo constituir una comunidad de propietarios y cuándo es necesario hacerlo.
Cuándo se debe realizar la constitución de una comunidad de propietarios
Antes de entrar en los pasos concretos, es importante entender cuándo es necesario constituir una comunidad de propietarios. Este proceso se debe realizar en los siguientes escenarios:
- Edificios nuevos. Cuando un edificio recién construido se divide en varias unidades (pisos, locales, plazas de garaje), es obligatorio crear una comunidad de propietarios para gestionar los elementos comunes, como ascensores, escaleras y zonas compartidas.
- Inmuebles sin comunidad preconstituida. Aunque en muchas ciudades los edificios ya tienen una comunidad de propietarios al ser adquiridos, puede darse el caso de que el edificio no tenga una. En este caso, es necesario constituir una nueva comunidad.
- Transformación de un edificio único en varias viviendas. Si eres el propietario de un edificio y decides dividirlo en varios pisos o locales, tendrás que constituir una comunidad para gestionar los elementos comunes de esas nuevas unidades.
- Edificios en proceso de rehabilitación. Si un inmueble está siendo rehabilitado y los propietarios deciden organizarse de manera más formal, puede ser el momento adecuado para constituir una comunidad de propietarios.
Pasos para la constitución de una comunidad de propietarios
Tras conocer las situaciones en las que es necesario la constitución de una comunidad de propietarios, veamos cómo se debe hacer.
Como verás, son pasos sencillos, pero aún así sería recomendable contar con profesionales expertos en la materia.
En este sentido, si necesitas un administrador de fincas que realice el proceso, ponte en contacto con nosotros.
1. Obtener la división horizontal del inmueble
El primer paso en la constitución de una comunidad de propietarios es obtener una copia de la división horizontal del edificio, que se solicita en el Registro de la Propiedad.
La división horizontal es el documento legal que especifica cómo está distribuido el inmueble, incluyendo las áreas comunes y las unidades individuales (viviendas, locales comerciales, garajes, etc.).
Este documento también indica el coeficiente de participación de cada propiedad en los gastos comunes.
Es importante obtener esta información porque te permite saber si la comunidad ya está preconstituida o si tendrás que organizarla desde cero.
Si el edificio ya cuenta con una división horizontal registrada, solo deberás seguir los trámites para formalizar la comunidad.
2. Convocar la junta de constitución
Una vez que has obtenido la información de la división horizontal, el siguiente paso para la constitución de una comunidad de propietarios es convocar una junta para este fin.
Esta junta es similar a una reunión ordinaria de vecinos, pero con algunos elementos especiales. La convocatoria debe incluir los siguientes puntos clave:
- Especificar que se trata de una «Junta de constitución de la comunidad de propietarios».
- Incluir en el orden del día la votación para la constitución de la comunidad.
- Establecer la elección de la primera junta directiva, que normalmente está compuesta por un presidente, un secretario y un administrador.
Es recomendable que, en esta misma reunión, se acuerde solicitar el CIF (Código de Identificación Fiscal) de la comunidad y abrir una cuenta bancaria a nombre de la misma.
Aunque no es obligatorio en esta etapa, estos elementos facilitan mucho la gestión futura de la comunidad.
3. Elegir la junta directiva
La junta directiva es el órgano encargado de representar y gestionar la comunidad. Está compuesta por:
- Presidente. Es el representante legal de la comunidad. Se encarga de los trámites de constitución, como la legalización del libro de actas y la solicitud del CIF. Además, es la persona que firma todos los documentos oficiales.
- Secretario. Su función es custodiar los documentos y levantar actas de las reuniones de la comunidad.
- Administrador. Se encarga de la gestión económica y financiera de la comunidad. En muchas ocasiones, este cargo puede ser asumido por una empresa especializada en administración de fincas, por ejemplo, Ático 07.
4. Redactar el acta de la junta de constitución
Una vez realizada la junta de constitución, es necesario redactar el acta que refleje todos los acuerdos alcanzados durante la reunión. Este documento debe incluir:
- Los nombres de los asistentes.
- Los acuerdos aprobados, como la constitución de la comunidad, la elección de la junta directiva, y cualquier otro punto tratado en la reunión.
- Las firmas del presidente y del secretario.
Es importante que este acta esté bien redactada y firmada, ya que será necesaria para los trámites posteriores de la constitución de una comunidad de propietarios, como la legalización del libro de actas.
5. Legalizar el libro de actas
El siguiente paso del proceso es legalizar el libro de actas de la comunidad.
Para ello, debes acudir al Registro de la Propiedad correspondiente y presentar el libro de actas junto con el acta de constitución firmada.
El libro de actas es fundamental para dejar constancia de todas las decisiones que se tomen en las futuras reuniones de la comunidad.
Recomendamos utilizar un libro de actas de hojas móviles, ya que facilita la tarea de imprimir las actas en lugar de redactarlas a mano.
6. Solicitar el CIF y abrir una cuenta bancaria
Una vez realizada de manera formal la constitución de una comunidad de propietarios, el presidente debe solicitar el CIF de la comunidad en la Agencia Tributaria.
Este CIF es necesario para identificar fiscalmente a la comunidad en trámites como la apertura de una cuenta bancaria o la contratación de servicios.
Con el CIF en mano, es recomendable abrir una cuenta bancaria a nombre de la comunidad de propietarios. Esto permitirá gestionar los pagos de forma más organizada, como el cobro de las cuotas de los vecinos y el pago de servicios o reparaciones.
Tener una cuenta bancaria facilita la administración y evita la necesidad de manejar dinero en efectivo, lo cual puede generar problemas de control.
¿Necesitas ayuda?
La constitución de una comunidad de propietarios es un proceso que requiere ciertos trámites, pero con una buena planificación es fácil de llevar a cabo.
Los pasos clave son la obtención de la división horizontal, la convocatoria de una junta de constitución, la elección de la junta directiva, la legalización del libro de actas, y la solicitud del CIF.
Siguiendo estos pasos, podrás constituir una comunidad de propietarios de manera efectiva, asegurando que los elementos comunes se gestionen correctamente y que los propietarios puedan disfrutar de un entorno bien organizado.
Recuerda que, aunque es posible realizar este proceso por ti mismo, siempre puedes contar con la ayuda de un administrador de fincas para facilitar las gestiones y garantizar que todo se haga conforme a la ley.
Si optas por esto último, llámanos al teléfono 957 237 884 o escríbenos al email administracion@atico07.com
